Banka mutabakatı, muhasebe defterinizdeki banka hesabı bakiyesi ile bankanın ekstresindeki bakiyenin belirli bir tarih itibarıyla karşılaştırılması ve aradaki her farkın açıklanmasıdır. Defterde 102 Bankalar hesabında görünen tutar ile ekstrede yazan tutar çoğu zaman aynı değildir; bu her zaman bir hata olduğu anlamına gelmez. Mutabakat, farkın hangi kısmının zamanlamadan, hangi kısmının gerçek bir hatadan kaynaklandığını ayırır.
Farklar nereden gelir?
Farkların neredeyse hepsi iki gruba girer.
Bankada var, defterde henüz yok
- Banka masrafları, EFT ve havale ücretleri, hesap işletim ücretleri
- Faiz gelirleri
- Müşterinin doğrudan hesabınıza yatırdığı ama henüz kaydedilmemiş tahsilatlar
- Otomatik ödeme talimatları
- Hesaba geçen POS tutarları
Defterde var, bankada henüz yok
- Verdiğiniz ama henüz tahsil edilmemiş çekler
- Yolda olan EFT ve havaleler (kesim saatinden sonra gönderilenler)
- Bankaya ertesi gün yansıyacak tahsilatlar
Bu iki grubun dışında kalan fark, genellikle bir kayıt hatasıdır: yanlış tutar, yanlış hesap ya da aynı hareketin iki kez kaydedilmesi.
Adım adım banka mutabakatı
- Tarihi seçin. Çoğu işletme ay sonunda yapar. Hareketi yoğun hesaplarda haftalık, hatta günlük yapmak farkları küçükken yakalamayı sağlar.
- Ekstreyi ve defter bakiyesini alın. Aynı tarih itibarıyla banka ekstresini ve muhasebedeki hesap bakiyesini çıkarın. Döviz hesaplarında her hesabı kendi para biriminde karşılaştırın.
- Açılışı kontrol edin. Bir önceki mutabakatın kapanış bakiyesi, bu dönemin açılışıyla aynı olmalı. Değilse önce geçmiş döneme dönün.
- Hareketleri eşleştirin. Ekstredeki her hareketi defterdeki karşılığıyla eşleyin. Tutar, tarih ve açıklama birlikte kontrol edilir.
- Eşleşmeyenleri iki listeye ayırın. "Bankada var, defterde yok" ve "defterde var, bankada yok".
- Düzeltilmiş bakiyeleri hesaplayın.
- Düzeltilmiş banka bakiyesi = ekstre bakiyesi + defterde olup bankada olmayan girişler − defterde olup bankada olmayan çıkışlar
- Düzeltilmiş defter bakiyesi = defter bakiyesi + bankada olup defterde olmayan girişler − bankada olup defterde olmayan çıkışlar
- Karşılaştırın. İki düzeltilmiş bakiye eşitse hesap mutabıktır. Bankada olup defterde olmayan kalemleri (masraf, faiz, tahsilat) deftere kaydedin.
- Kalan farkı araştırın. Açıklanamayan fark bir kayıt hatasıdır. Fark 9'a tam bölünüyorsa iki rakamın yer değiştirmiş olma ihtimali yüksektir (örneğin 540 yerine 450 yazılması).
Örnekle banka mutabakatı
Aşağıdaki tutarlar yalnızca anlatım içindir.
- Banka ekstresi bakiyesi: 811.955 TL
- Defter bakiyesi: 772.000 TL
- Bankada var, defterde yok: 45 TL EFT masrafı (çıkış)
- Defterde var, bankada yok: tedarikçiye verilen, vadesi gelmemiş 40.000 TL'lik çek (çıkış)
Hesap:
- Düzeltilmiş banka bakiyesi: 811.955 − 40.000 = 771.955 TL
- Düzeltilmiş defter bakiyesi: 772.000 − 45 = 771.955 TL
İki tutar eşit, hesap mutabık. Yapılacak tek kayıt, 45 TL'lik EFT masrafının deftere işlenmesidir. Çek, bankadan tahsil edildiği gün kendiliğinden kapanır.
Birden fazla bankada hesabınız varsa
Mutabakatın en uzun süren kısmı karşılaştırma değil, veriyi toplamaktır: her bankanın internet şubesine ayrı girmek, ekstreyi indirmek ve farklı biçimleri aynı düzene getirmek. Beş bankada on hesabı olan bir işletmede bu, her ay on ayrı dosya demektir.
Finstant tüm bankalardaki bakiye ve hesap hareketlerini tek ekranda toplar ve muhasebe programınıza aktarır. Hareketler deftere zaten aktarıldığında, mutabakatta geriye yalnızca zamanlama farklarını açıklamak kalır.
