Kısaca:
- Excel ile banka takibinin maliyeti; zaman, hata ve gecikme maliyetinin toplamıdır.
- Zaman maliyeti: günlük harcanan saat × ayda iş günü × saatlik personel maliyeti.
- Üç veya daha fazla bankayla çalışan, POS kullanan ya da grup şirketi olan işletmelerde entegrasyon genellikle daha ekonomiktir.
Birçok işletme banka hesaplarını hâlâ Excel ile takip eder: her sabah internet şubelerine girilir, bakiyeler ve hareketler bir tabloya kopyalanır, sonra muhasebe programına girilir. Excel ücretsiz görünür, ama asıl maliyet zamanda ve hatada gizlidir. Bu yazıda Excel ile takibin gerçek maliyetini nasıl hesaplayacağınızı ve banka entegrasyonunun hangi noktada daha ekonomik hale geldiğini anlatıyoruz.
Excel ile banka takibi nasıl işler?
Tipik bir gün şöyle geçer:
- Her bankanın internet şubesine ayrı ayrı girilir, gerekiyorsa SMS onayı beklenir.
- Bakiyeler ve yeni hareketler Excel'e kopyalanır ya da ekstre indirilir.
- Döviz hesapları güncel kurla TL'ye çevrilir.
- Tahsilatlar tek tek müşteri cari hesaplarına, ödemeler tedarikçilere işlenir.
- Yönetime günlük nakit raporu gönderilir.
Tek bankası olan küçük bir işletme için bu birkaç dakikalık iştir. Banka ve hesap sayısı arttıkça süre katlanarak uzar.
Gizli maliyetleri hesaplayın
Excel ile takibin maliyeti üç kalemden oluşur.
1. Zaman maliyeti. Basit bir formülle hesaplanabilir:
Aylık maliyet = günlük harcanan süre (saat) × ayda iş günü × bir saatlik personel maliyeti
Örnek: Beş bankada on iki hesabı olan bir işletmede finans uzmanı her sabah 45 dakikasını banka takibine ve hareket girişine ayırıyor. Ayda 21 iş günüyle bu yaklaşık 16 saat eder. Personelin işverene toplam saatlik maliyetini kendi rakamınızla çarptığınızda, yalnız bu işe her ay ne ödediğinizi görürsünüz. Ay sonu mutabakatına harcanan günleri de eklemeyi unutmayın.
2. Hata maliyeti. Elle kopyalanan rakamlarda yer değiştirme, eksik satır ya da çift kayıt kaçınılmazdır. Yanlış cariye işlenen bir tahsilat, müşteriye gereksiz hatırlatma gönderilmesine ya da sevkiyatın gecikmesine yol açar. Mutabakatta açıklanamayan bir farkı aramak saatler sürebilir.
3. Gecikme maliyeti. Tahsilat bankaya düştüğü anda değil, birisi tabloyu güncellediğinde görünür. Bu arada:
- müşterinin cari risk limiti kapanmaz, satış ekibi sevkiyatı bekletir,
- fazla nakit bir hesapta atıl kalır, başka bir hesapta ödeme için kredi kullanılır,
- yönetim kararlarını dünün rakamlarıyla verir.
Excel ve entegrasyon karşılaştırması
| Ölçüt | Excel ile takip | Banka entegrasyonu |
|---|---|---|
| Günlük iş | Her bankaya ayrı giriş, kopyalama, carilere elle işleme | Hareketler tek ekranda toplanır, muhasebe programına aktarılabilir |
| Veri tazeliği | Tablo en son ne zaman güncellendiyse o kadar | Tahsilat bankaya düştükten kısa süre sonra görünür |
| Hata riski | Yer değiştiren rakam, eksik satır, çift kayıt | Elle kopyalama olmadığı için bu hatalar yok |
| Banka sayısı arttıkça | Harcanan süre katlanarak uzar | Her yeni banka bir kez bağlanır |
| Doğrudan maliyet | Lisans yok; maliyet personel zamanındadır | Lisans ücreti; modele göre değişir |
Entegrasyonun maliyeti neye göre değişir?
Banka entegrasyonu ya da banka hesap takip platformlarında maliyeti belirleyen başlıca etkenler şunlardır:
- Lisans modeli: banka sayısı, kullanıcı sayısı, firma sayısı ya da hesap sayısı
- Kurulum ücreti olup olmadığı
- Muhasebe programına aktarım modülünün ayrıca ücretlendirilip ücretlendirilmediği
- Eğitim ve destek ücreti
- Hareket hacmi sınırları
Teklif karşılaştırırken bu kalemleri tek tek sorun. Sorulacak soruların tam listesini banka entegrasyon yazılımı seçme rehberimizde topladık.
Hangi noktada entegrasyon daha ekonomik?
Kesin bir sınır yok, ama şu durumlardan biri varsa Excel'in gizli maliyeti genellikle entegrasyon maliyetini aşar:
- Üç ya da daha fazla bankayla çalışıyorsunuz.
- Günde onlarca tahsilat alıyorsunuz ve cari hesapların güncel kalması satış için önemli.
- POS ile satış yapıyorsunuz ve komisyon, bloke, net tutar takibi yapmanız gerekiyor.
- Birden fazla şirketiniz ya da döviz hesabınız var.
- Ay sonu kapanışı birkaç günü buluyor.
Bu durumların hiçbiri yoksa Excel ile düzenli bir takip yeterli olabilir. Bunun için ücretsiz nakit akışı ve banka mutabakatı şablonumuzu kullanabilirsiniz.
Finstant'ta maliyet nasıl hesaplanır?
Finstant'ta paket seçimi yoktur; lisans, ekranda görmek istediğiniz banka hesabı (IBAN) ve POS üye iş yeri sayısına göre belirlenir.
- Banka, firma ve kullanıcı sayısı fiyatı değiştirmez.
- Kurulum ücreti yoktur; eğitim ve destek kullanım boyunca ücretsizdir.
- Her lisansta bakiye, hesap hareketi ve POS işlemleri; web, mobil ve Apple Watch erişimi vardır.
- Muhasebe ya da ERP programına aktarım isteğe bağlı modüldür ve aynı hesap sayısı üzerinden lisanslanır.
- Public cloud lisansı yıllık 600.000 hesap ve POS hareketine kadardır; üzeri için private cloud kurulur.
Hesap ve üye iş yeri sayınızı girip firma e-postanızı doğruladığınızda yıllık lisans fiyatınızı hemen görebilirsiniz. Bu rakamı yukarıdaki zaman maliyeti hesabıyla karşılaştırmanız, kararı netleştirir.
