Kısaca:
- İç denetim, bağımsız denetim ve vergi incelemesinde geçmiş banka hareketlerine hızlı ulaşmak gerekir; defter ve belgeler kanunen yıllarca saklanır.
- İnternet şubeleri ve PDF ekstre klasörleri arama için uygun değildir: her banka ayrı yerdedir, geriye dönük sorgulama süresi bankaya göre sınırlı olabilir.
- En pratik yol, tüm bankaların hareketlerinin tek yapıda saklandığı ve firma, hesap ve tarihe göre anında filtrelenebildiği bir platformdur.
Denetçi "Geçen yılın üçüncü çeyreğinde bu tedarikçiye yapılan bütün ödemeleri görebilir miyiz?" diye sorduğunda, cevap birkaç dakikada mı yoksa birkaç günde mi verilir? Bu, banka hareketlerinin nasıl arşivlendiğine bağlıdır. Bu yazıda geçmiş banka hareketlerini denetime hazır tutmanın yollarını, yöntemlerin karşılaştırmasını ve kontrol listesini anlatıyoruz.
Banka kayıtları ne kadar süre saklanır?
- Vergi Usul Kanunu (madde 253): Defter ve belgeler, ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılının başından itibaren 5 yıl saklanır.
- Türk Ticaret Kanunu (madde 82): Ticari defterler ve belgeler 10 yıl saklanır.
Banka ekstreleri ve dekontlar, muhasebe kayıtlarının dayanağı olan belgelerdir. Kendi durumunuz için saklama süresini mali müşavirinizle netleştirin.
Denetimde hangi sorular gelir?
- Belirli bir tarih aralığında bir karşı tarafa yapılan tüm ödemeler
- Belirli bir tutarın üzerindeki hareketler
- Açıklamasında belirli bir fatura ya da sözleşme numarası geçen hareketler
- Bir hesabın belirli bir tarihteki bakiyesi
- Grup şirketleri arasındaki virmanlar
- Kapanmış bir hesabın son hareketleri
Bu soruların hepsi aynı ihtiyaca çıkar: tüm bankaların, tüm şirketlerin ve tüm dönemlerin hareketlerinin tek bir yapıda, aranabilir halde durması.
Geçmiş banka hareketlerini saklamanın yolları
| Yöntem | Arama nasıl yapılır | Sorun |
|---|---|---|
| İnternet şubesi | Her bankada ayrı giriş, tarih aralığıyla | Geriye dönük sorgulama süresi bankaya göre sınırlı olabilir; kapanan hesaplara erişim zorlaşır |
| PDF ekstre klasörü | Dosya dosya | Tutar ve açıklama araması zayıf; eksik dönem fark edilmez |
| Excel arşivi | Filtre ve formülle | Her bankanın sütun yapısı farklı; birleştirme elle yapılır |
| Muhasebe programı | Hesap planı üzerinden | Yalnız işlenmiş kayıtlar; banka açıklaması çoğu zaman kısalır |
| Çok bankalı hesap takip platformu | Tüm bankalar tek listede; firma, hesap ve tarih filtresi | Sağlayıcının saklama süresi ve hacim sınırı sorulmalı |
Denetime hazır bir arşiv için kontrol listesi
- Tüm hesaplar tek listede. Kapanan hesaplar dahil, her şirketin her bankadaki hesabı.
- Tek yapı. Tarih, banka, hesap, tutar, karşı taraf ve açıklama her bankada aynı sütunlarda.
- Dönem boşluğu kontrolü. Her hesabın dönem açılış bakiyesi, bir önceki dönemin kapanışıyla aynı olmalı. Tutmuyorsa arada eksik hareket vardır.
- Erişim kaydı. Kimin hangi veriye ne zaman baktığı kayıtlı olmalı.
- Denetçiye yalnız görüntüleme. İşlem yetkisi olmadan, yalnız ilgili firma ve hesapları gören ayrı bir kullanıcı. Bu konuda işlem yetkisi vermeden banka hareketi izleme yazımıza bakabilirsiniz.
- Hızlı dışa aktarım. İstenen kesit Excel olarak dakikalar içinde verilebilmeli.
Finstant ile banka hareketleri arşivi
- Saklanan geçmiş veride sınır yok. Bağladığınız hesapların hareketleri Finstant'ta saklanır. Public cloud lisansında yıllık 600.000 hesap ve POS hareketi işlenir; daha yüksek hacim için size ayrılmış private cloud kurulur.
- Tek liste, anında filtre. Türkiye'deki 32 bankadaki tüm şirketlerinizin hesap hareketleri tek listede; firma, hesap ve tarihe göre filtrelenir, Excel'e aktarılır. Aktardığınız listede tutar ve açıklamaya göre arama yapabilirsiniz.
- POS hareketleri de aynı yerde. Her işlemin brüt tutarı, komisyonu, bloke bilgisi ve net tutarı.
- Denetçi ve iç denetim için ayrı kullanıcı. Kullanıcı sayısı fiyatı değiştirmez; her kullanıcıya yalnız görmesi gereken firmalar ve hesaplar açılır. Finstant üzerinden ödeme ya da para transferi yapılmaz.
- Erişim kaydı. İşlemler kullanıcı hesabı, IP adresi, zaman ve işlem türüyle kayda alınır. Ayrıntılar güvenlik sayfamızda.
- Muhasebe programına aktarım. Logo ve Netsis ürünlerine hazır (native) aktarım, diğer programlara API ile.
Kurulum görüşmesinde, hesaplarınızın bağlanmasından önceki dönemler için hangi verinin alınabileceğini bankalarınız özelinde netleştirin. Kendi yapınızı konuşmak için bir uzmanla görüşme planlayabilir, hesap sayınıza göre yıllık lisans fiyatınızı hemen görebilirsiniz.
Bu yazı, konunun bütününü anlatan Çoklu Banka Hesap Yönetimi Rehberi'nin bir parçasıdır.
