Kısaca:
- Otomatik eşleştirme; gönderen IBAN, vergi numarası, unvan, referans numarası ve tutar bilgilerini cari kartlarla karşılaştırır.
- Abonelik ve tekrarlayan tahsilatlarda kalıcı referans numarası ve kayıtlı gönderen IBAN eşleşme oranını yükseltir.
- Tahsilat geldiği anda cariye işlendiğinde risk limiti hemen açılır ve ay sonu mutabakatı kısalır.
Banka hesabına gelen her havale ve EFT'nin hangi müşteriden, hangi fatura ya da abonelik için geldiğini bulmak, muhasebe ekiplerinin en çok zaman harcadığı işlerden biridir. Bu yazıda manuel eşleştirmenin neden yavaş olduğunu, otomatik eşleştirmenin hangi bilgilerle çalıştığını ve abonelik gibi tekrarlayan tahsilatlarda eşleşme oranının nasıl yükseltileceğini anlatıyoruz.
Manuel eşleştirme nasıl yapılır, neden yavaştır?
Klasik yöntemde süreç şöyle işler:
- Her bankanın internet şubesinden hesap hareketleri ya da ekstre indirilir.
- Gelen her tutar için açıklama satırı okunur, gönderenin adı ya da unvanı bulunur.
- Muhasebe programında bu müşterinin cari hesabı açılır, tahsilat kaydı girilir.
- Gün sonunda ya da ay sonunda banka hesabı ile defter karşılaştırılır.
Günde birkaç tahsilat alan bir işletmede bu iş yönetilebilir. Ancak hareket sayısı yüzleri bulduğunda üç sorun ortaya çıkar:
- Gecikme: Tahsilat bankaya düştüğü anda değil, muhasebeci kaydettiğinde görünür. Bu sürede müşterinin cari riski kapanmaz, sevkiyat bekler.
- Hata: Benzer unvanlı müşteriler karışır, aynı tahsilat iki kez kaydedilir ya da hiç kaydedilmez.
- Ay sonu yığılması: Eşleşmeyen kalemler birikir, mutabakat günlerce sürer.
Ay sonu mutabakatının adımlarını banka mutabakatı rehberimizde örnekle anlattık.
Otomatik eşleştirme hangi bilgilerle çalışır?
Otomatik eşleştirmenin mantığı, banka hareketindeki bilgiyi muhasebe programındaki cari kartta bulunan bir bilgiyle karşılaştırmaktır. Yaygın kullanılan eşleştirme anahtarları şunlardır:
- Gönderen IBAN: Müşterinin daha önce ödeme yaptığı IBAN cari kartta kayıtlıysa en güvenilir eşleşme budur.
- Vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası: Bazı bankalar hareket açıklamasında gönderenin kimlik bilgisini taşır.
- Unvan veya ad soyad: Açıklamadaki gönderen adı cari unvanla karşılaştırılır. Kısaltmalar ve yazım farkları nedeniyle tek başına yeterli değildir.
- Referans veya müşteri numarası: Ödeme açıklamasına yazılan fatura, sözleşme ya da abone numarası.
- Tutar: Açık bir fatura tutarıyla birebir eşleşen tahsilat, diğer anahtarları destekler.
Eşleşme bulunduğunda tahsilat ilgili cari hesaba işlenir. Bulunamayan hareketler ayrı bir listede kalır ve elle sonuçlandırılır. Bir kez elle eşleştirilen IBAN cari karta kaydedildiğinde, aynı müşterinin sonraki ödemeleri otomatik eşleşir; böylece eşleşme oranı zamanla yükselir.
Abonelik ve tekrarlayan tahsilatlarda eşleşme oranı nasıl yükseltilir?
Aidat, kira, abonelik ya da taksitli satış gibi her ay tekrarlanan tahsilatlarda müşteri sayısı yüksek, tutarlar birbirine yakındır. Bu yüzden yalnız tutara ya da ada bakarak eşleştirmek zordur. Eşleşme oranını artırmak için:
- Her aboneye kalıcı bir referans numarası verin ve ödeme açıklamasına bu numarayı yazmasını isteyin. Faturada, hatırlatma e-postasında ve SMS'te bu numara görünsün.
- Müşteriye özel IBAN ya da ayrı tahsilat hesabı kullanıyorsanız eşleştirme hesap bazında yapılabilir.
- Gönderen IBAN'ları cari kartlara kaydedin. Abonelerin çoğu her ay aynı hesaptan öder.
- Kısmi ve fazla ödemeler için kural belirleyin: Tutar tutmadığında tahsilat cariye işlenip fark açık bakiye olarak mı kalacak, yoksa onaya mı düşecek?
- Kartlı tahsilatı ayrı izleyin: Kredi kartıyla alınan abonelik ödemeleri banka hesabına POS hareketi olarak, komisyon düşülmüş ve toplu tutarla geçer. Bunların mutabakatı için POS mutabakatı rehberimize bakabilirsiniz.
Otomatik eşleştirmenin işe etkisi
- Cari risk anında kapanır: Tahsilat geldiği anda cari hesaba işlendiği için müşterinin risk limiti hemen açılır; satış ve sevkiyat ekibi muhasebeyi beklemez.
- Muhasebeci istisnalarla uğraşır: Ekip tüm hareketleri değil, yalnız eşleşmeyenleri kontrol eder.
- Ay sonu kısalır: Mutabakat için gereken veri gün içinde hazır olur.
Finstant ile tahsilat ve cari eşleştirme
Finstant, Türkiye'deki 32 bankadaki hesap ve POS hareketlerinizi tek ekranda toplar ve muhasebe programınıza aktarır:
- Gelen havale ve EFT'yi anında görürsünüz; hareketler firma, hesap ve tarihe göre filtrelenir, Excel'e aktarılır.
- Tahsilatlar cari hesaplarla otomatik eşleştirilir. Aktarım modülüyle tahsilat geldiğinde muhasebe programınızdaki cari hesaba işlenir ve cari risk limiti anında açılır.
- Muhasebe programınıza göre kurulum: Logo Go, Tiger, J-Platform, Bulut ERP, T/J/N-Series ve Netsis'e native aktarım vardır; SAP, Mikro ve diğer programlar için API ve DLL seçenekleri sunulur. Eşleştirmeyi kurulumda programınıza göre birlikte yaparız.
- Ekstre indirip yüklemek gerekmez: Hareketler bankadan doğrudan alınır.
Desteklenen programların listesi entegre uygulamalar sayfasında. Kendi tahsilat akışınızı konuşmak için bir uzmanla görüşme planlayabilirsiniz.
