Kısaca:
- Mali müşavirlik ofislerinde iş yükünün büyük kısmı, mükelleflerden ekstre istemek, beklemek ve farklı bankaların farklı biçimdeki dosyalarını programa girmektir.
- Ekstre beklemeden çalışmanın iki yolu vardır: mükellefin kullandığı banka hesap takip platformunda mali müşavire ayrı kullanıcı açılması ya da mükellef hesaplarının yetkileri dahilinde bağlanması.
- Her iki yolda da banka şifresi paylaşılmaz; hesaplar bankanın kendi yetkilendirme akışıyla bağlanır ve hareketler tek yapıda muhasebe programına aktarılır.
Ay sonu yaklaştığında muhasebe ofislerinde aynı döngü başlar: mükelleflere ekstre hatırlatması gönderilir, gelen dosyaların bir kısmı eksik ya da yanlış dönemi kapsar, her bankanın dosyası ayrı açılır ve hareketler programa girilir. Bu yazıda mali müşavirlerin mükellef banka hareketlerini ekstre beklemeden nasıl toplayabileceğini, hangi yolun hangi ofise uygun olduğunu ve başlamadan önce nelerin netleştirilmesi gerektiğini anlatıyoruz.
Bugünkü yöntem neden yavaş?
- Bekleme: Ekstre mükellefin göndermesine bağlıdır; kapanış, en geç gelen dosyaya göre uzar.
- Farklı biçimler: Her banka ekstreyi farklı sütun ve açıklama yapısıyla verir; PDF, Excel ve MT940 karışık gelir.
- Eksik dönem ve hesap: Mükellefin unuttuğu bir hesap ya da eksik gün, mutabakatta fark olarak ortaya çıkar.
- Elle giriş hatası: Kopyalanan rakamlarda yer değiştirme, çift kayıt ve yanlış cari, sonradan saatlerce aranır.
Ekstre biçimleri ve okunuşu için banka ekstresi yazımıza bakabilirsiniz.
Ekstre beklemeden çalışmanın yolları
| Yol | Nasıl çalışır | Uygun olduğu durum |
|---|---|---|
| Mükelleften ekstre istemek | Mükellef her ay dosyaları e-postayla gönderir | Az mükellef, az hesap |
| Mükellefin internet şubesinde görüntüleme kullanıcısı | Her bankada mali müşavire ayrı kullanıcı açılır | Tek bankalı mükellefler |
| Mükellefin banka hesap takip platformunda mali müşavir kullanıcısı | Mükellef tüm bankalarını tek platformda toplar, mali müşavire ayrı kullanıcı açar | Çok bankalı, düzenli çalışan mükellefler |
| Mükellef hesaplarının mali müşavirin ekranında toplanması | Hesaplar mükellefin yetkisi dahilinde bağlanır; hareketler mükellef bazında tek ekranda | Çok mükellefli ofisler |
İnternet şubesi şifresinin paylaşılması bu listede yoktur ve önerilmez: işlem yetkisi de paylaşılmış olur ve olası bir yetkisiz işlemde sorumluluk belirsizleşir. Yalnız görüntüleme sağlayan yöntemler işlem yetkisi vermeden banka hareketlerini izletmek yazımızda.
Başlamadan önce netleştirilecekler
- Mükellef onayı: Hesapların bağlanması mükellefin onayıyla ve bankanın kendi yetkilendirme akışıyla yapılır. Onayın kapsamını ve süresini mükellefle yazılı olarak netleştirin.
- Hesap listesi: Her mükellefin bankaları, IBAN'ları ve varsa POS üye iş yerleri tek listede.
- Muhasebe programı: Ofisin kullandığı program için aktarımın hazır mı, API ile mi, Excel ile mi yapılacağı.
- Hesap planı eşleşmesi: Her banka hesabının programdaki karşılığı ve tahsilat–ödeme kuralları.
- Kişisel veri: Banka hareketleri kişisel veri içerebilir; mükellefle yaptığınız sözleşmede ve aydınlatma metninizde bu işlemeyi kapsayın.
Muhasebe programına göre aktarım
- Logo ve Netsis ürünleri: Hazır (native) aktarım vardır; hareketler ara yazılım olmadan programa düşer.
- Mikro ve SAP: API ile aktarım; otomatik aktarım hazırlanıyor.
- Luca, Dia, Akınsoft ve diğerleri: Hazır aktarım yoktur; API ya da tüm bankaları tek listede veren Excel çıktısı kullanılır.
Programa göre ayrıntılar muhasebe programına banka hareketi aktarımı yazımızda.
Finstant ile mükellef banka hareketleri
- Mükellef bazında tek ekran: Mükellef hesapları yetkileri dahilinde bağlanır; banka hareketleri mükellef bazında tek ekranda görünür ve muhasebe programına aktarılır.
- Mükellefin kendi Finstant'ı: Finstant kullanan bir işletme, mali müşaviri için ayrı bir kullanıcı açabilir; mali müşavir ekstre beklemeden hareketleri görür. Kullanıcı bazında yalnız belirli firma ve hesaplar açılabilir.
- Tek yapı: Farklı bankaların farklı ekstre biçimleri tek yapıya dönüştürülür; Türkiye'deki 32 bankayla entegre çalışılır.
- Banka şifresi paylaşılmaz: Hesaplar her bankanın kendi yetkilendirme akışıyla bağlanır; banka şifresi Finstant'ta saklanmaz.
- Lisans: Görmek istenen banka hesabı (IBAN) ve POS üye iş yeri sayısına göre belirlenir; firma ve kullanıcı sayısı fiyatı değiştirmez, kurulum ücreti yoktur.
Ofisinizin mükellef ve hesap sayısına göre kurulumu konuşmak için bir uzmanla görüşme planlayabilir, hesap sayısına göre yıllık lisans fiyatını hemen görebilirsiniz.
Bu yazı, konunun bütününü anlatan Çoklu Banka Hesap Yönetimi Rehberi'nin bir parçasıdır.
