POS mutabakatı, kartla yaptığınız satışların tutarı ile bankanın hesabınıza yatırdığı tutarın karşılaştırılmasıdır. İki rakam neredeyse hiçbir zaman birebir tutmaz: banka komisyon keser, para birkaç gün sonra hesaba geçer, iadeler ve iptaller araya girer. Mutabakatın amacı bu farkların her birinin nereden geldiğini açıklamak ve açıklanamayan farkı, yani gerçek bir hatayı, erken yakalamaktır.
Birden fazla bankayla çalışan ve her bankada birden fazla üye iş yeri numarası olan işletmelerde bu iş hızla büyür. Aşağıda adımları, farkların en sık sebeplerini ve basit bir örneği bulabilirsiniz.
POS mutabakatında karşılaştırılan üç kayıt
- Satış kaydı: Kartla yapılan satışların sizin tarafınızdaki toplamı. Mağazada yazar kasanın (ÖKC) gün sonu raporu, e-ticarette sipariş sisteminiz.
- Üye iş yeri işlem listesi: Bankanın, POS cihazından ya da sanal POS'tan geçen her işlemi gösterdiği liste. İşlem tarihi, tutar, taksit sayısı ve onay kodu burada yer alır.
- Banka hesap hareketi: Bu işlemler karşılığında bankanın hesabınıza yatırdığı net tutar ve hesaba geçtiği tarih.
Mutabakat, bu üç kaydın birbirini tuttuğunu gösterebilmektir: satış = banka işlem listesi, banka işlem listesi − kesintiler = hesaba geçen tutar.
Farkların en sık altı sebebi
- Komisyon ve hizmet bedeli: Banka, üye iş yeri sözleşmesindeki oranlarla kesinti yapar ve hesaba net tutarı yatırır.
- Bloke ve valör: Tutar işlem günü değil, sözleşmedeki süre dolunca hesaba geçer. Bu yüzden bugünün satışı, birkaç gün sonraki hesap hareketinde görünür.
- Taksitli satışlar: Sözleşmeye göre taksitli satışın tutarı hesaba peşin ya da taksit taksit geçebilir. Taksit taksit geçiyorsa bir satış, aylar boyunca birden fazla hesap hareketiyle kapanır.
- İade ve iptaller: İptal edilen işlem banka listesinde ya hiç görünmez ya da eksi tutarla görünür; satış tarafında da aynı şekilde düşülmüş olmalıdır.
- Gün sonu kesim saati: Gün sonu işlemi yapılmadan ya da kesim saatinden sonra geçen işlemler bankada ertesi günün işlemi olarak görünebilir.
- İtiraz (chargeback): Kart sahibinin itiraz ettiği işlem, sonradan hesabınızdan geri alınabilir.
Adım adım POS mutabakatı
- Dönemi ve kapsamı belirleyin. Günlük mü, haftalık mı yapacağınıza karar verin. Her banka ve her üye iş yeri numarası ayrı ayrı ele alınır.
- Satış tarafını toplayın. Seçtiğiniz dönem için gün gün kartlı satış toplamlarını çıkarın.
- Banka işlem listesini alın ve karşılaştırın. Aynı gün ve aynı üye iş yeri için banka listesindeki toplamı satış toplamıyla karşılaştırın. Buradaki farklar genellikle iptal, iade ya da kesim saatinden kaynaklanır.
- Hesaba geçen tutarı eşleştirin. Her işlem gününün tutarının hangi gün ve ne kadar net olarak hesaba geçtiğini bulun. Beklediğiniz geçiş tarihi geldiği hâlde hesapta görünmeyen tutar, ilk bakmanız gereken kalemdir.
- Komisyonu kontrol edin. Kesilen tutarın sözleşmenizdeki oranlarla uyumlu olup olmadığına bakın. Kampanya dönemi bittiğinde oranların değişmesi sık rastlanan bir durumdur.
- Açık kalemleri listeleyin. Henüz hesaba geçmemiş (blokede bekleyen) tutarları, eşleşmeyen iadeleri ve itirazları ayrı bir listede tutun. Bir sonraki mutabakat bu listeden başlar.
- Muhasebe kaydını yapın. Uygulamada POS alacakları genellikle 108 Diğer Hazır Değerler hesabında izlenir, tutar hesaba geçince 102 Bankalar hesabına aktarılır. Komisyon, işletmenin hesap planına göre 653 Komisyon Giderleri ya da 780 Finansman Giderleri hesabına yazılır. Hangisini kullanacağınızı mali müşavirinizle netleştirin.
Basit bir örnek
Aşağıdaki oranlar ve tutarlar yalnızca anlatım içindir.
- Pazartesi kartlı satış toplamı: 100.000 TL
- Aynı gün yapılan iade: 2.000 TL
- Banka işlem listesinde iade düşüldükten sonraki tutar: 98.000 TL (satış tarafıyla aynı, bu adımda fark yok)
- Sözleşmedeki komisyon oranı örnek olarak %2: 98.000 × %2 = 1.960 TL
- Beklenen hesaba geçiş: 98.000 − 1.960 = 96.040 TL, sözleşmedeki valör gününde
Hesaba 96.040 TL geçtiyse o gün mutabıktır. 95.500 TL geçtiyse 540 TL'lik farkın sebebi aranır: farklı bir komisyon oranı mı uygulandı, bir işlem taksitli mi geçti, ya da bir itiraz mı var?
Birden fazla bankada POS'unuz varsa
Her bankanın üye iş yeri ekranı, rapor biçimi ve kesim saati farklıdır. Beş bankada POS kullanan bir işletme için günlük mutabakat, beş ayrı ekrana girip beş ayrı dosyayı aynı biçime getirmek demektir. İşin çoğu karşılaştırma değil, veriyi toplamaktır.
Finstant tüm bankalardaki tüm üye iş yerlerinin POS hareketlerini, hesap hareketleriyle birlikte tek ekranda toplar. Her işlemin komisyonu, bloke bilgisi ve net tutarı da aynı ekranda görünür. Firma, üye iş yeri ve tarih bazlı filtreleyebilir, Excel'e ya da muhasebe programınıza aktarabilirsiniz. Böylece mutabakatta zaman, veri toplamaya değil farkları açıklamaya harcanır.
